Wielu przedsiębiorców inaugurujących dopiero działalność gospodarczą myśli o jej samodzielnym prowadzeniu. Niemal każdy ma jednak wiele okazji, aby przekonać się, że nie jest to proste zadanie. Nic więc dziwnego, że coraz więcej mówi się o zaletach firm oferujących specjalistyczną obsługę finansowo-księgową. Pytanie o to, czy warto zaufać biuru rachunkowemu pojawia się rzadko. Zdecydowanie częściej można spotkać się z innym – dotyczącym odpowiedzialności tego podmiotu.
Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych – teoria i praktyka
Trudno o obszar ważniejszy dla osób prowadzących działalność gospodarczą niż rachunkowość. Nic więc dziwnego, że odpowiedzialny i zaufany partner zawsze wydaje się mile widziany. Zgodnie z literą polskiego prawa może być nim biuro rachunkowe https://tax-bonus.com.pl, warto jednak pamiętać o tym, że przepisy zwracają uwagę na pewne obostrzenia, z których istnienia należy sobie zdawać sprawę.
Na pierwszy plan wysuwa się to, że biuro rachunkowe nie może być prowadzone bez zarejestrowania. Co więcej, prowadząca je osoba bezwzględnie musi posiadać pełną zdolność do czynności prawnych. Przepisy wymagają też niekaralności w zakresie przestępstw skarbowych, przestępstw przeciwko wiarygodności dokumentów, a także tych, które odnoszą się do mienia, obrotu gospodarczego oraz obrotu papierami wartościowymi i pieniędzmi. Legalna działalność takiego biura musi zresztą iść w parze z ważnym ubezpieczeniem odnoszącym się do odpowiedzialności cywilnej za te szkody, które mogą powstać w związku z prowadzoną przez nie działalnością. Przepisy precyzują też możliwe działania biura. Pozwalają im choćby na prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o dowody księgowe, sporządzanie sprawozdań finansowych, a tajże na archiwizowanie zarówno dowodów księgowych, jak i innej dokumentacji, która pojawia się w toku współpracy z danym podmiotem. Oczywiście, wachlarz usług świadczonych przez biura rachunkowe jest znacznie szerszy. Tu warto wspomnieć o doradztwie finansowym i podatkowym, a także o obsłudze kadrowo-płacowej.
Najważniejsze kwestie związane z odpowiedzialnością biura rachunkowego
Jeśli przedsiębiorca ma w planie skorzystanie ze wsparcia biura rachunkowego, powinien pamiętać o tym, że pewne obowiązki nadal ciążą jedynie na nim. Tak jest choćby w odniesieniu do obowiązku poinformowania o tym fakcie właściwego urzędu skarbowego w ciągu 15 dni od momentu, w którym biuro otrzymało księgi rachunkowe. Mylą się też ci przedsiębiorcy, którzy wychodzą z założenia, że w momencie przekazania ksiąg rachunkowych nie są już za nie odpowiedzialni. Ta sama zasada obowiązuje zresztą także w spółkach, w których nadal działa osoba odpowiedzialna za księgi i ponosząca konsekwencje prawne ewentualnych zaniedbań. Jedyna różnica dotyczy więc tego, że nie mamy już do czynienia z odpowiedzialnością bezpośrednią, ale z tą, którą się ponosi z tytułu nadzoru. Biuro rachunkowe, pomimo nawiązania współpracy, nie jest też podmiotem podnoszącym odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe. Także w tym wypadku zobowiązania ciążą bezpośrednio na podatniku.
Trudno uciec więc od pytania, czy biuro rachunkowe ponosi za cokolwiek odpowiedzialność. Odpowiedź na nie jest twierdząca, choć podkreśla się, że kluczowe znaczenie ma zawsze charakter umowy, jaka została zawarta pomiędzy nim a przedsiębiorcą albo spółką. To właśnie w tym dokumencie pojawia się precyzyjne określenie obowiązków, jakie spoczywają na pracownikach biura. Jeśli więc pracownicy biura nie wykonają ich albo zrobią to bez należytej staranności, odpowiedzialność jest egzekwowana w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność biura rachunkowego wiąże się zatem z koniecznością naprawienia szkody, chyba że doszło do niej w rezultacie wystąpienia czynników, na które pracownicy tego podmiotu nie mają wpływu. Przedsiębiorca występuje o odszkodowanie na drodze cywilnej, a punktem odniesienia niezmiennie pozostaje umowa zawarta przez strony.
To właśnie ciążąca na biurze rachunkowym odpowiedzialność odszkodowawcza przyczynia się zresztą do tego, że koniecznością jest w jego przypadku posiadanie ubezpieczenia OC. Jest to dobra wiadomość dla przedsiębiorcy mającego pewność, że nawet w obliczu ryzyka niewypłacalności biura będzie mógł odzyskać pieniądze umożliwiające mu pokrycie poniesionych przez siebie strat. W przypadku przestępstw lub wykroczeń skarbowych należy również liczyć się z sytuacją, że przedsiębiorca i biuro rachunkowe będą odpowiadać solidarni. Tu kluczowe znaczenie mają konkretne przepisy Kodeksu karnego skarbowego.